Gestión por Procesos
¿Qué es un proceso?
Un proceso es un conjunto de etapas o actividades que añaden valor a las entradas para generar unas salidas (o resultados) que satisfacen las necesidades del cliente del proceso, mediante el consumo de unos recursos y cumpliendo unas determinadas condiciones o guías.
¿Cómo definimos la gestión por procesos?
La gestión por procesos se puede describir como el sistema que se establece para definir, mantener bajo control y mejorar de forma continua los procesos relacionados con los factores principales del negocio.
El sistema de gestión por procesos planteado por PROQUO facilita que la empresa sea capaz de redefinir sus procesos: simplificándolos, acortando su duración, automatizándolos, eliminando actividades que no aporten valor y reduciendo el número de errores, es decir, mejorando su eficacia y eficiencia. Así como de llevar a cabo un adecuado seguimiento del rendimiento los mismos.
Implantación de un sistema de gestión por procesos
La solución estándar PROQUO está preparada para guiar a la organización en la implantación de su sistema de gestión por procesos adoptando de manera sistemática el ciclo PDCA: ciclo de gestión o mejora continua.
Los procesos fundamentales de acuerdo con su misión se diferencian en estos tres tipos de procesos:
- Los procesos clave u operativos que están relacionados con la misión de la empresa, y forman la cadena de valor relacionada con el cliente.
- Los procesos estratégicos que proporcionan guías a los procesos restantes.
- Los procesos de soporte, también denominados de apoyo, que proporcionan recursos para la realización de los otros procesos.
Para cada proceso se definirá una Ficha de Proceso, documento que nos sirve para identificar los elementos de entrada y salida del proceso, los recursos que intervienen, los indicadores de evaluación de su rendimiento, y los métodos puestos en marcha en la organización para la gestión de la información del proceso.
Puntos clave en la gestión por procesos
Son dos los puntos clave para el éxito en la gestión por procesos:
- La definición clara de cómo se gestiona la información en el proceso: Los QUÉs y los CÓMOs
- La definición de sistema de evaluación del rendimiento de los procesos: Cuadro de Mando de Indicadores / Balanced Scorecard
Las “Vistas por proceso” de PROQUO permiten visualizar ambos puntos clave de la gestión por procesos: la gestión de la información del proceso y la evaluación de su rendimiento.